この記事の目安時間 2

英語学習のコーチングをする中で、

「To-doリストの活用方法を教えてください!」
「タスク管理はみなさんどうやってしていますか?紙?アプリ?」

などの活用方法について、ご質問をよく受けます。

万能の方法はないですが、個人的には…

(1) 「逃さないリスト」の構築
(2)「日常」と「プロジェクト」の仕分け
(3) アプリと紙の使い分け

の3点にヒントがあると考えます。

シンプルなツールも多いですし、To-doリストは学習の習慣定着の基礎だと思います。

しかし、To-doリストを意図的かつ戦略的に使っている方が、どれぐらいいらっしゃいますか?

本日は、私が実際に使っているツールの例も交えながら解説します!

※本ページはプロモーションが含まれています

即実践ポイント

  • takeaways

    大切な情報を逃さないように、「瞬時にアクセスできるリスト」を持っておく

  • takeaways

    買い物のような「日常タスク」と新しい習慣などの「プロジェクトタスク」を完全に棲み分けする

  • takeaways

    取り組むべきタスクに集中したいときは、アプリではなく紙を有効活用

To-doリストのフロー

紙のTo-doリスト

「To-doリスト」という名称の他に、「タスクリスト」「やることリスト」など色々ありますが、とにかく私はタスク管理をすることが好きです。

タスクを終了して、リストから消すことに満足感がありますよね。

しかし、タスクが溢れるリストに圧倒され、結局のところ、優先順位が崩れる経験はないですか?

それだと、本末転倒ですよね!

前回の投稿でも「第二の頭脳」の重要性のお話をしましたが、英語の学習などの習慣を形成するためには、様々なタスクを有効的に整理することが不可欠と考えます。

そこで、本日は以下のようなフローをみなさんにお伝えします!

To-doリストのフロー

Step 1: 瞬時に情報を捉えて逃さない

タスクで忙しい

「あ、これをしないと!」と感じて、メモや携帯を探している間に、何をしないといけないか忘れる…

このような経験、誰だってありますよね!

更に、どれだけ重要なタスクだったかは別として、思い出せずにイライラしたり、気になって時間が取られたり、非常に効率は悪いと感じたことありませんか?

そこで、解決法として、即アクセスが簡単で、かつ集中力の妨げにならないツールの導入をお勧めします。

私の場合は、携帯やパソコンで同期できるアプリでデジタル管理を基本としています。

具体的にいうと、瞬時に情報を捉える場所はDraftsというアプリです。(※将来的に詳しいレビュー書きたいと思っていますが、非常にシンプルなノートアプリです。)

例えば、「この情報はブログで使えるな」といったアイディアや、「卵買いに行かないと」といった日常のタスクも、全てまず1箇所に落とし込みます。

しかし…

「携帯を既にそばに置いているわけではないですし、アプリを立ち上げに時間を要したりするのでは?」

とツッコミが入るかもしれません。

はい、その通りです。

前回の記事で書いたように、ノートに落とし込む過程の摩擦や、その中で目に入る通知などの邪魔を、できるだけなくす必要がありますね!

なので、私はApple Watchを活用しています!

Apple Watch アップルウォッチ

実践法として、何か「💡」と来たときは、瞬時にSiriに話します。

※周りに人がいると恥ずかしいですが…気にしません。しかし、声の出せない会議中などであれば、例外として付箋などに書くことはあります。

また、Apple Watchでは不要不急の通知は基本的に全部オフにすることで、バリアーを張っています。

そして、Draftsに落とし込んだら、取り組んでいた作業にすぐ戻ります。

こうすることで、集中力が維持できて効率が良いです。

安心できるのが、「第二の頭脳」の力ですね。

私は、Draftsのように、あえて機能が複雑ではないアプリを使っていますが、必ずしもアプリを使わなくてもいいです

言い換えると、アクセス集中力の妨げにならないという2つの基準をクリアしている信用できるシステムであれば、ノートでなどの紙もいいです。

せっかく「逃さないリスト」に落とし込んだ情報を、放ったらかしにすると本末転倒なので、次の整理の段階に入ります。

Step 2: 日常タスクとプロジェクトタスクを分ける

to-doリスト 振り分け

さて、瞬時に捉えた情報を、日常タスクプロジェクトタスクというカテゴリーに振り分ける作業に移ります。

平たくいうと、

のように、ざっくり分けてます。

かつ、相当な急用の案件でない限りは、1日の決めた時間に振り分け作業を行うようにしています。

なお、フォルダーに分けて、1つのアプリで一元管理の方法も試みましたが、個人的には避けています。

理由としては、以下3点です。

具体的に言うと、日常タスクは、以下のように単発、反復の性質のものが多いと思います。

例えば、
●ゴミ出しのリマインダー
●買い物リスト
●データのバックアップ

といった具合でしょう。

対照的に、プロジェクトタスクの場合は、進捗管理を要することが前提だと思います。

つまり、他のタスクを参照したり、ノートを取ったりすることが必要となってくるでしょう。

英語学習を例に取ると、以下のような具合です。

●昨日書き出した単語を10語見直す
●テキストの関係詞の単元を読み直す
●この文章のシャドーイングを10回する (p.12-20)

肝心のツールですが、個人的には以下のように使い分けています。

(1) 日常タスク = Reminders

Apple製品のデフォルトのアプリで、みなさんご存知ですよね。シンプルで、何も特別なことはないです。

Reminders リマインダー アプリ To-doリスト

(2) プロジェクトタスク = Notion

以前の記事でも書きました巷で噂になりつつあるツールです。Notionについてはこの記事では書き切れないので、続編を必ず書きます!

Notion 英語学習 to-doリスト

上記のように、タスクの性質に応じて明確な境界線を引き、1日のスケジュールの中で、それぞれのリストを見る時間も基本的には分けています。

Step 3: アプリと紙の使い分け

ノートとアプリ to-doリスト

さて、明確にタスクのカテゴリー分けができたので、作業に移る際のコツです。

この段階でを活用します!

これまではデジタルツールを中心としていたので、「あれ?」と思う方も多いかもしれません。

理由は単純で、前回の記事で紹介したレーザーのような集中力の確保が目的です。

アプリというテクノロジーは情報整理には便利なのですが、アプリ上で管理している様々なタスクが目につきます

完全にフォルダー分けをしたり、優先順位をつけて限定的に見れないようにしても、ワンクリックで他のタスクも見れます

結局のところ、「ついでにちょっとチェック…」といった具合で気が散ります。

そして、一旦見始めると、他が気になって延々のループに陥ります。

…なので、紙にこだります

面倒かと思えるかもしれませんが、紙にメモ程度に書くだけなので、そこまで時間はかかりません。

特に、前回の記事で紹介した絶対やるべきこと(Highlight)については、当日紙に書き出して、目の前に置いて、「今はこれだけに集中する」と決めます。

環境保護の観点でも、紙の多用は極力避けたいと思っていますが、集中するためには、紙に勝るものはないと割り切っています。

また、紙だけで管理すると、「紙に書いてあること=超重要」という選別ができなくなるので、個人的には効果的な方法だと思っています。

まだタスクの振り分けができていなくても、こちらは非常にシンプルな方法なので、本日から実践できますね!

最後に

いかがでしたか?本日は、To-doリストの使い分け方を中心に、活用方法をお話しましたね。

もう一度おさらいをすると、以下の3点になります。

もし「こういったTo-doリスト活用方法があるよ!」などがあれば、是非コメント欄でシェアお願いします。

また、コンテンツに関してリクエストや質問などがあれば、いつでもコメントやお問い合わせ欄にてお知らせください。

Happy Learning!